Повышение операционной эффективности

• Что такое операционная эффективность?
• Что мешает достижению результатов по повышению операционной эффективности?
• Принципы операционной эффективности
• Инструменты повышения общей эффективности работы
• Несколько методов повышения операционной эффективности предприятий
• Отслеживание результатов принятых мер

Повышение операционной эффективности компании – одна из ключевых задач руководства. Результатом станет улучшение позиций на рынке, повышение конкурентоспособности предприятия, улучшение качества продукции при снижении затрат. Операционная эффективность важна не только для крупных предприятий, но и для малого бизнеса, если он заинтересован в стабильности и успешном развитии.

Что такое операционная эффективность?

Операционная эффективность – это обеспечение оптимального соотношения между используемой ресурсной базой и затратами организации. Ресурсы нужно не просто экономить, а использовать максимально результативно, чтобы увеличить прибыль компании при снижении издержек производства.

Операционную эффективность часто путают со стратегией развития бизнеса, хотя перед ними стоят разные задачи. Стратегия направлена преимущественно на долгосрочное планирование: она определяет направления развития, сферы деятельности, поставленные цели и пути их достижения. А операционная эффективность имеет для организации тактическое значение: от нее зависит, как решаются практические повседневные задачи здесь и сейчас.

Умение грамотно планировать использование ресурсов и максимальное совершенствование всех бизнес-операций дает возможность обойти конкурентов, уменьшить количество ошибок в производственном процессе и создать условия для экономического роста. Из-за этого повышение операционной эффективности важно даже для небольших, недавно открытых предприятий. Они начинают быстрее развиваться, лучше взаимодействуют с контрагентами, что создает условия для роста.

Что мешает достижению результатов по повышению операционной эффективности?

Повышение операционной эффективности предприятия напрямую связано с оптимизацией бизнес-процессов и внедрением новых информационных технологий. Однако далеко не всегда запланированные мероприятия приносят ожидаемые результаты. Операционная эффективность начинает снижаться из-за следующих факторов:

• Избыток аналитической информации. Новые сервисы значительно упростили процесс сбора данных – теперь можно практически моментально получать информацию обо всем, что происходит на предприятии. Однако обрабатывать весь поступающий объем аналитики становится все сложнее, трудно разработать механизмы устранения недостатков.
• Перегруженность сотрудников. Технологии удаленной работы практически уничтожили грань между рабочим и личным временем персонала. Постоянное общение в мессенджерах, чатах, соцсетях создает условия для выгорания, в результате сотрудники перестают справляться даже с базовыми задачами.
• Сложности масштабирования. Когда компания начинает расти, приходится перестраивать рабочие процессы и методы их контроля под новые масштабы, и это часто вызывает затруднения.
• Низкое качество работы. Менеджеры могут очень много времени проводить на рабочих местах и постоянно находиться в корпоративных чатах, однако далеко не всегда это приводит к желаемой эффективности. Руководству приходится искать наиболее эффективные способы контроля и повышения продуктивности, для этого должны быть разработаны четкие показатели.
• Отсутствие синхронизации в работе отделов и подразделений. Части предприятия должны уметь взаимодействовать друг с другом, иначе не поучится реализовать поставленные задачи.
• «Токсичное» лидерство. Неквалифицированный руководитель любого уровня приносит предприятию намного больше вреда, чем пользы. Если вовремя не сменить руководителя отдела или подразделения, потом приходится долго устранять многочисленные ошибки, просчеты и конфликтные ситуации.

Это только часть проблем, с которым сталкиваются руководители предприятий на всех уровнях. Эффективное использование ресурсов предполагает ответственное отношение к делу каждого сотрудника, стремление всех членов команды идти к поставленной цели. Однако сформировать такую команду и настроить все бизнес-процессы очень непросто даже в небольшой организации.

Принципы операционной эффективности

Повышение эффективности операционной деятельности построено на следующих обязательных принципах:

• Улучшение бизнес-процессов, доведение их до совершенства. Каждый сотрудник в организации должен знать необходимую последовательность действий для получения оптимального результата. При этом ресурсы должны расходоваться экономно, а каждый бизнес-процесс должен проходить с максимальной результативностью.
• Рациональное использование персонала. У каждого сотрудника должны быть четко определенные обязанности, они не должны дублироваться. Каждый работник в отделе должен знать должностную инструкцию и требования, которые к нему предъявляет руководство. Нагрузка на работников должна быть распределена равномерно.
• Экономное расходование ресурсов. Оно предполагает сведение процента производственного брака к минимуму, все оборудование должно использоваться максимально бережно, разумно и эффективно. Нельзя создавать большие запасы на складах, так как они занимают слишком много места, но при этом нужно помнить о необходимых резервах на экстренный случай.
• Постоянное получение информации. Руководитель не должен пускать рабочие процессы на самотек. Повышение операционной эффективности обязательно предполагает сбор и обработку аналитических данных.
• Контроль и учет результатов деятельности каждого сотрудника. Написание отчетов не должно мешать выполнению повседневных задач, однако сотрудники должны регулярно демонстрировать результаты свей работы.

Основной принцип повышения операционной эффективности и сокращения расходов – постоянное отслеживание всех процессов, происходящих в организации. В небольших компаниях руководитель следит за деятельностью сотрудников и выполнением поставленных задач лично, в крупных организациях ему приходится делегировать задачи. Для этого разрабатывается четкая организационная структура предприятия, где руководство на каждом уровне знает, какие задачи ставить подчиненным и как добиваться их выполнения.

Соблюдение всех принципов дает возможность максимально эффективно использовать все доступные ресурсы, в том числе человеческий капитал. В результате работа каждого сотрудника приносит организации максимум пользы, а качеств продукции поддерживается на высоком уровне.

Инструменты повышения общей эффективности работы

Инструменты повышения общей эффективности работы подбираются с учетом специфики деятельности компании и особенностей производственного процесса. Однако есть общие методики, которые работают в большинстве организация и помогаю увеличивать их прибыльность.

Можно перечислить несколько основных мероприятий повышения эффективности:

• Анализ текущей ситуации. Перед внедрением любых улучшений необходимо проанализировать имеющуюся картину, определить сильные стороны и зоны развития компании. Аналитическая информация позволяет выявить излишние издержки, участки производства с низкой эффективностью и другие проблемы, требующие решения.
• Постановка конкретных целей с четко измеряемыми результатами. В зависимости от обнаруженных проблем разрабатывается детальный план их устранения. Руководитель должен разработать ряд конкретных действий, которые предстоит выполнить в четко установленные сроки.
• Реструктуризация команды и распределение задач между сотрудниками. Каждый человек в организации должен быть на своем месте, то есть заниматься тем, что у него получается лучше всего. Однако при этом нужно избегать перегрузки ценных работников и вовремя избавляться от «балласта», который вообще не настроен на продуктивную работу.
• Разработка четких показателей эффективности и контроля качества работы сотрудников. Персонал должен знать, по каким критериям оценивается эффективность работы, и стремиться к выполнению поставленных задач. Особенно важна разработка таких критериев, если часть персонала работает в офисе, а часть из дома.
• Организация обмена информацией между участниками команды. Необходимо продумать систему взаимодействия, которая будет помогать согласовывать действия отделов и подразделений. Общение может проводиться не только в форме традиционных совещаний, отнимающих много времени у сотрудников, но и с помощью различных онлайн-платформ.

Это только основные инструменты повышения эффективности, общие для большинства организаций. Однако нужно учитывать специфику компании, так как многое зависит от особенностей производства.

Несколько методов повышения операционной эффективности предприятий

На производственных объектах хорошие результаты демонстрируют следующие методики повышения эффективности:

• Знакомство и обмен опытом между сотрудниками разных подразделений. Любой начальник цеха должен не только знать свой участок производства, но и представлять, что происходит на других объектах. Это поможет организовать более эффективное взаимодействие между подразделениями.
• Определение основных направлений затрат и поиск способов их оптимизации. Например, стоит изучить расход материалов и полуфабрикатов, проверить эффективность распределения фонда оплаты труда.
• Стандартизация рабочих процессов. Если каждая операция выполняется в точном соответствии со стандартом, это позволяет значительно сократить процент брака на выходе – готовая продукция будет соответствовать поставленным требованиям.
• Регулярное обновление инструкций и справочников для персонала. Они со временем устаревают, и это постепенно приводит к снижению эффективности.
• Распределение зон ответственности между руководителями различных уровней. Каждый сотрудник должен знать, чьи конкретно распоряжения он обязан выполнять. Несколько начальников в одном отделе могут создать настоящий хаос из-за противоречивых распоряжений и взаимоисключающих требований.

Задача руководителя предприятия – сформировать систему обратной связи с постоянным получением честной и объективной информации о ситуации на производстве. При правильном взаимодействии между отделами не возникает сбоев, и каждый участок производства работает эффективно.

Отслеживание результатов принятых мер

После введения новых бизнес-стандартов и принятия других мер для повышения эффективности работодатель должен отслеживать результативность каждого принятого решения. Различные инструменты позволяют собирать аналитическую информацию и отслеживать показатели, требующие корректировки.

Для сбора информации по отделам используется система отчетности. Сотрудники должны знать, когда и какой отчет они должны заполнить, должно быть, как можно меньше незапланированных встреч и внезапных проверок. При правильно организованной работе в них нет необходимости: руководитель регулярно получает необходимую аналитическую информацию и отслеживает все, что происходит на предприятии.

Если же подчиненные постоянно получают от руководства новые требования и вынуждены бросать повседневные дела ради новых отчетов, это приводит к хаосу, потере эффективности и психологическому выгоранию. Сотрудники начинают делать больше ошибок, так как не могут оценить правильность своих действий.

Повышение операционной эффективности – это не разовое действие, а целый комплекс тактических мер, которые с первого шага начинают улучшать рабочие процессы, снижать издержки и повышать результативность труда. В итоге предприятие начинает работать более эффективно, что дает возможность обойти конкурентов и закрепить позиции на рынке.

Для того, чтобы получить услугу по повышению операционной эффективности в Excellence Expert необходимо оставить заявку на сайте или позвонить по телефону 8 (800) 201-86-48.